15 Jun EL CICLO DE APRENDIZAJE
EL CICLO DE APRENDIZAJE.
En una junta con un cliente esta semana, me dijo: “Contratamos a PROJECTCOACH porque queremos que nos compartan todas sus lecciones aprendidas de cómo manejar proyectos, nos queremos evitar los errores que seguramente ustedes ya han pasado, y reducir nuestra curva de aprendizaje”.
Lo que le contesté fue: “Ustedes son una empresa que tiene 40 años en el mercado y es fundamental que implementen un modelo de administración de conocimiento que recopile y transforme las experiencias de los equipos de proyectos en mejores prácticas que generen valor al negocio”. El cliente me dijo: “¡Me encanta! ayúdame a saber como hacerlo por nosotros mismos.”
Me encuentro muchos Project Mangers que llenan un formato como si estuvieran escribiendo un artículo para History Channel, por lo que me gustaría comenzar por definir lo que es una lección aprendida. Para nosotros es el resultado de un proceso de auto reflexión para identificar experiencias valiosas a replicar o evitar en futuros proyectos.
Más allá de reflexionar sobre lo que sucedió y aprender de ello, la pregunta a contestar es ¿cómo ese aprendizaje se traduce en una selección de mejores prácticas que agreguen valor a los activos de conocimiento de una organización? El Project Management Institute (PMI) los llama OPA´S, que por sus siglas en inglés son Organizational Project Assets.
Les compartimos un modelo muy sencillo que nosotros llamamos EL CICLO DEL APRENDIZAJE, para construir los activos de conocimiento de una organización y consta de 5 pasos:
PASO 1: ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. Es necesario saber de dónde partimos; ¿cuáles son los hechos?; ¿con qué datos contamos que fundamentan el escenario para analizar?; ¿sobre qué situación queremos aprender algo que nos haga incrementar el valor de un futuro proyecto?
PASO 2: DESCRIPCIÓN DE ESCENARIO. Una vez recopilados los datos, describir la situación basada en hechos no en juicios. Es muy diferente decir:
- Íbamos muy retrasados en el proyecto y la desviación se hacía cada vez mayor.
- El proyecto se retrasó 10 días con respecto al plan representando un desfase del 3% con una proyección del 15%.
PASO 3: AUTO REFLEXIÓN DE LO QUE SUCEDIÓ. Es momento de que los involucrados clave de la situación contesten dos preguntas muy sencillas y poderosas:
- ¿Qué volvería/volveríamos a hacer?
- ¿Qué haría/haríamos diferente?
Me gusta aclarar que la reflexión debe ser hecha por los involucrados, un externo sí puede aprender de ella como un observador, pero no hacer una auto reflexión de lo que sucedió.
PASO 4: LECCIÓN APRENDIDA. En este paso hay que desarrollar una recomendación para compartir con otros Project Managers o equipos de proyecto para que eviten o repliquen un escenario determinado.
PASO 5: MEJOR PRÁCTICA / MEJORA DEL PROCESO: La lección debe ser traducida en una mejor práctica o ajuste al proceso, para que pueda ser usada por otro equipo con un proyecto similar y sea considerada en la etapa de Inicio del Proyecto en el apartado de INFORMACIÓN HISTÓRICA RELEVANTE.
Si no completamos el ciclo, lo aprendido queda con un valor individual para los que vivieron la experiencia, pero no se administra el conocimiento.
COMPARTE HOY UNA LECCIÓN APRENDIDA A TU CLIENTE, SPONSOR O DUEÑO DE PROYECTO.