23 Mar LA RETROALIMENTACIÓN, UNA ESTRATEGIA DE IMPACTO EN LOS PROYECTOS
La retroalimentación es una práctica que puede convertirse en una ventaja competitiva para las empresas y los proyectos. El sentido original de la retroalimentación es compartir con una persona o un grupo de ellas, las sugerencias, preocupaciones y observaciones identificadas en algún acto o proceso con el fin de mejorar su funcionamiento. Por ello, el también llamado “feedback” es una excelente estrategia para eliminar errores, fallas y vicios en los equipos de trabajo, en las personas y en organizaciones enteras.
A pesar de los beneficios que puede aportar la retroalimentación, muchas empresas carecen de esta práctica, algunas por no acostumbrar revisar y analizar las formas en que se trabaja o por evitar enfrentamientos entre sus colaboradores. En otros casos la retroalimentación se descarta porque se han tenido experiencias negativas ante implementaciones erróneas y algunas más porque no se dan el tiempo para hacerlo. En estos casos, la falta de comunicación y de asertividad se convierten en “una banda transportadora como las del equipaje de los aeropuertos”, en la que cada cierto tiempo pasa frente a nosotros una maleta, es decir, las mismas equivocaciones y malas prácticas.
Existen empresas que sí cuentan con la práctica de la retroalimentación, pero su uso incorrecto hace que pierda efectividad y con ello la posibilidad de convertirse en organizaciones inteligentes; en las que el aprendizaje constante les permita desarrollar mejores ejecuciones, reducir costos, incrementar la efectividad, innovar y desarrollar equipos de alto desempeño.
Es muy fácil identificar el papel que juega la retroalimentación en nuestra empresa; por ejemplo, si al anunciar que habrá una reunión para dar retroalimentación se generan asociaciones negativas como “me van a llamar la atención”, “sólo van a criticar mi trabajo y desempeño”; “llegó el momento de tortura”; “es el tiempo de venganza”, entonces vamos por el camino equivocado.
Podemos recuperar el verdadero sentido de la retroalimentación y sus ventajas, si aprendemos a dar y recibir retroalimentación de manera profesional y considerando los siguientes puntos prácticos para sacar el máximo provecho de esta estrategia.
1. Dar retroalimentación debe ser un proceso frecuente. El propósito es generar aprendizaje y mejoras. Imagine a un tenista cuyo entrenador sólo le dice qué debe mejorar una o dos veces al año, para ese momento seguramente ya perdió muchos torneos y se perdería el propósito. La retroalimentación debería ser después de cada torneo o incluso durante el mismo, de esta manera, puede corregir a tiempo y mejorar sus resultados de inmediato. En las empresas conviene hacer lo mismo.
2. Retroalimentar debe ser algo sistematizado. Es importante incluir la sesión de retroalimentación como parte formal de todo proceso. En proyectos cortos lo recomendable es hacerlo una vez terminados los mismos y en procesos de mayor duración conviene programar varias sesiones, así se pueden ir corrigiendo errores y capitalizando aciertos a lo largo del camino.
3. La retroalimentación no es un debate. Este es un punto que por lo general se olvida y convierte a las sesiones de retroalimentación en verdaderas batallas de argumentos. Cuando alguien nos da retroalimentación lo único que debemos hacer es escuchar, anotar y decidir qué vamos a tomar para nuestro crecimiento y qué no. Estas sesiones no son para dar explicaciones o justificarnos.
4. Cuando damos retroalimentación debemos basarnos en hechos. Para mantener la objetividad requerimos describir lo que sucedió, no nuestras interpretaciones y opiniones sobre ello. Verifique antes de hablar si está respaldándose en suposiciones o en acontecimientos comprobables. Como recomendación describa lo que sucedió y cite ejemplos específicos.
5. El proceso ideal es cara a cara. Aunque ahora la tecnología nos permite tener sesiones a distancia lo idóneo es tener estas reuniones en persona para compartir la información mirando a los ojos a la otra persona. Un error común es hablar viendo al techo, al piso, a las ventanas, etc. Eso rompe la confianza y disminuye la efectividad del proceso. Si lo va a realizar a distancia es recomendable utilizar el sistema de video para poder ver al otro y no solamente el de audio.
6. Demos retroalimentación sobre cosas que la otra persona puede cambiar. La idea es generar aprendizaje y mejoras, por lo mismo el enfoque de la conversación debe girar sobre situaciones en las que la persona aludida tenga posibilidades de modificar.
7. Debe darse sobre quiénes están presentes. Aunque esto es obvio algunas personas confunden retroalimentar con hablar de los ausentes. Esto no es retroalimentación, es chisme. ¿Puede alguien cambiar sus acciones sobre algo que no le han comentando? La retroalimentación debe darse a la persona involucrada.
8. Debe ser oportuna. Esto significa que no debemos permitir que pase mucho tiempo para compartirla. De nada servirá dar “retro” sobre algo que sucedió hace dos meses. Debe hacerse de inmediato para que todos tengan en mente lo citado y puedan corregir rápidamente.
9. La intención en la retroalimentación es de ayudar, no de castigar. Para que la retroalimentación apoye la mejora, es importante que nuestra intención sea ayudar al otro a ver hechos o impactos que generan sus acciones que no es capaz de ver y con ello generar una cultura de crecimiento y apertura en lugar de una de conflictos y desgastes.
Utilicemos las retroalimentaciones como acción común dentro de nuestros procesos de mejora, tanto personales como grupales. Recordemos que no sólo nosotros podemos dar retroalimentación, también necesitamos recibirla. Ello implica humildad y actitud de aprendiz. Tal vez no nos guste lo que escuchemos, sin embargo seguramente es lo que debemos oír.
Los puntos anteriores son ideas que pueden incrementar la efectividad de estos procesos, más la parte relevante aparece justo después de ello y consiste en esforzarnos para poner en práctica lo que hemos escuchado y ayudar a quien retroalimentamos para que actúe sobre sus propios retos, para al final de día, alcanzar mejores niveles de ejecución y resultados en las personas, quienes impactan en los proyectos y en las organizaciones.